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Comment organiser son voyage d’affaire ?

Comment organiser son voyage d’affaire ?

Comme pour tout voyage d’une durée supérieure à 24 heures, un voyage d’affaires requiert une bonne préparation et une organisation minutieuse. Pour l’entreprise, cela simplifie la planification et la gestion des dépenses engagées dans le cadre d’une telle mission. Pour les collaborateurs, cela est primordial pour prévenir tout imprévu et faciliter le remboursement de leurs notes de frais. Voici quelques conseils pour organiser un voyage d’affaires.

Une check-list pour se conformer aux exigences administratives

L’organisation d’un voyage affaire peut rapidement virer au casse-tête et empiéter sur la réalisation de vos activités habituelles. Pour éviter que cela se ressente durant votre déplacement, il est recommandé de faire une check-list des tâches à effectuer avant votre départ et pendant votre séjour. Elle concerne essentiellement la partie administrative. Si vous voyagez à l’étranger, un certain nombre de formalités est à remplir au préalable.

D’abord, vous devez vous assurer que vos pièces d’identité et tout autre document administratif sont à jour. Le cas échéant, vous enclenchez le processus de renouvellement dans les meilleurs délais. Dans le contexte actuel, les formalités sanitaires sont aussi à respecter comme l’assurance santé et les vaccins spécifiques. Cette étape terminée, vous préparez vos documents professionnels. Ils doivent toujours être accessibles et à deux emplacements différents.

Prévoir les déplacements sur place et être au point sur la logistique

Quelle que soit votre destination, l’objectif premier d’un voyage affaire n’est pas le tourisme. Vous avez des obligations de résultat en tant que professionnel. Aussi, il est indispensable de programmer chaque journée de votre séjour pour organiser vos déplacements sur place. Vous devez préciser l’ensemble des rendez-vous, des dîners d’affaires, etc. Après, vous mémorisez toutes les adresses avec les moyens pour vous y rendre.

Si vous séjournez à l’étranger, il est crucial de prendre en considération le décalage horaire et le risque d’embouteillage. Le mieux est de vous renseigner sur le trafic. Cela vous évite d’éventuelles mauvaises surprises. De même, il faut anticiper les possibles ponts pour fluidifier vos déplacements entre plusieurs villes. Cela est essentiel si vous devez respecter un itinéraire précis pendant la durée de votre séjour.

Externaliser les préparatifs du voyage d’affaires pour plus de sérénité

Actuellement, il existe de nombreux voyagistes spécialisés dans l’organisation de voyage affaire. Avec l’accord de votre employeur, vous avez la possibilité d’externaliser l’ensemble des préparatifs de votre voyage professionnel, national ou international, dont les frais généraux. D’une part, vous économisez du temps à consacrer sur les tâches génératrices de revenus. D’autre part, vous vous épargnez les aléas d’un déplacement mal organisé : papiers incomplets, retard de vol, hébergement douteux, etc.

Opter pour l’externalisation des préparatifs vous libère ainsi des soucis d’ordre logistique et financier. Vous vous conformez à la politique de voyage de votre entreprise et êtes sûr de respecter le budget. Vous anticipez le paiement de vos dépenses professionnelles et simplifiez le remboursement des notes de frais à votre retour. Vous avez en plus tout le temps nécessaire pour organiser vos rendez-vous sur place.

S’adapter aux moyens de paiement disponibles dans le pays de destination

Que vous voyagiez dans l’Union européenne ou dans le reste du monde, vous devez payer des factures pendant vos déplacements. N’oubliez donc pas de vous informer sur les moyens de paiement sur place. L’idéal est d’utiliser une carte corporate utilisable et acceptée à l’international. Même si c’était le cas, il est toujours préconisé d’avoir de l’argent liquide en devise locale sur vous pour les imprévus.

Enfin, pour éviter les écarts au cours d’un voyage professionnel, vous devez être au clair sur la politique de dépenses et de déplacement de votre entreprise. Vous connaissez ainsi les différents frais supportés et ceux non pris en charge par votre employeur. Effectuer en amont ce travail vous épargne une charge mentale supplémentaire concernant le remboursement de vos notes de frais.