La gestion commerciale est un enjeu clé pour les entreprises évoluant à l'international, confrontées à des processus complexes et des réglementations spécifiques à chaque pays. Dans ce contexte, les fonctionnalités avancées de gestion commerciale offertes par les ERP (Enterprise Resource Planning) s'avèrent indispensables pour optimiser les opérations et garantir la performance des activités à l'export.
Gestion des ventes et des commandes clients
La gestion des ventes et des commandes clients à l'international implique de nombreux défis, tels que la multiplicité des devises, des conditions commerciales et des circuits de distribution. Les ERP intègrent des fonctionnalités avancées pour automatiser et fiabiliser l'ensemble du processus de vente, depuis la saisie des commandes jusqu'à la facturation et au règlement.
Suivi des devis et bons de commande
Les ERP proposent des modules dédiés à la gestion des devis et des bons de commande, permettant de suivre l'ensemble du cycle de vente. Ils intègrent des fonctionnalités de création et de suivi des opportunités commerciales, avec la possibilité de paramétrer des workflows de validation adaptés à chaque situation. La gestion des devis permet de configurer des modèles personnalisables intégrant les spécificités de chaque pays (mentions légales, conditions générales de vente).
Facturation multidevises et règlements internationaux
La facturation est une étape critique de la
gestion commerciale à l'international, qui doit intégrer la diversité des devises, des taux de change et des réglementations fiscales. Les ERP proposent des fonctionnalités avancées de facturation multidevises et multitaxes, permettant d'automatiser l'édition des factures conformes à la législation de chaque pays. Ils intègrent des outils de gestion des taux de change garantissant une conversion fiable des montants. La traçabilité des règlements est assurée grâce au rapprochement automatique des factures et des encaissements, quel que soit le mode de paiement utilisé (virement SEPA, SWIFT, carte bancaire, effet de commerce). Des états de suivi des échéances et de la balance âgée permettent d'anticiper les risques d'impayés.
Gestion des remises et conditions commerciales
Les conditions commerciales appliquées dans le cadre des ventes à l'international peuvent être complexes et évolutives, intégrant des remises catégorielles, quantitatives, promotionnelles ou des accords par pays. Pour fiabiliser leur application et leur suivi, les ERP proposent des fonctionnalités de paramétrage avancé des grilles tarifaires et des conditions de remise. Ils permettent de définir des combinaisons de remises et des règles d'application automatiques en fonction de critères multiples (client, pays, période, quantité).
Pilotage des achats et approvisionnements internationaux
La gestion des achats à l'international est stratégique pour sécuriser les approvisionnements, optimiser les coûts et garantir la qualité des produits importés. Elle implique une étroite collaboration avec un réseau de fournisseurs étrangers et un suivi rigoureux des commandes, des expéditions et des contrôles qualité. Les ERP intègrent des fonctionnalités de gestion des données fournisseurs et des marchandises, ainsi que des outils de pilotage des commandes d'achat à l'international.
Gestion des fournisseurs étrangers multisites
Les ERP proposent des outils avancés pour gérer les données des fournisseurs internationaux, souvent répartis sur plusieurs sites de production. Ils permettent de centraliser l'ensemble des informations utiles (coordonnées, conditions tarifaires négociées par pays et par site, modalités logistiques, certifications qualité). La gestion des contrats fournisseurs intègre le suivi des SLA (service level agreements) et des indicateurs de performance définis. Les modules de sourcing permettent de lancer des appels d'offres auprès de multiples fournisseurs et d'analyser les propositions sur des critères harmonisés. La centralisation des données facilite le pilotage global de la relation et le reporting par fournisseur.
Suivi des commandes d'achat import-export
Le suivi des commandes d'achat à l'international implique de maîtriser de multiples paramètres : prix et conditions d'achat négociés, incoterms, documents import-export requis (certificat d'origine, documents douaniers), lettre de crédit, assurance, inspections avant expédition... Pour fiabiliser ce suivi, les ERP proposent des outils intégrés couvrant l'ensemble du cycle de la commande :
- Création automatisée des commandes d'achat import à partir des besoins nets
- Workflow de validation électronique et transmission aux fournisseurs
- Suivi des statuts (confirmée, expédiée, partiellement livrée, réceptionnée, facturée, payée)
- Gestion électronique des documents (bon de commande, liste de colisage, facture)
Contrôle qualité des produits approvisionnés
Garantir la qualité et la conformité des produits importés est un enjeu majeur de la gestion des approvisionnements internationaux. Les ERP intègrent des fonctionnalités de contrôle qualité et de traçabilité, permettant de vérifier la conformité des livraisons par rapport aux spécifications des commandes. Ils proposent des outils d'échantillonnage et d'enregistrement des contrôles, avec un paramétrage des critères qualité et des tolérances par catégorie de produits. La détection des non-conformités est automatisée et des alertes permettent d'engager des procédures de retour, de tri ou de déclassement. L'historisation des données qualité par lot et fournisseur facilite la mise en place d'audits et de démarches d'amélioration continue.
Maîtrise des stocks et logistique internationale
La gestion des stocks et des flux logistiques internationaux est au cœur des problématiques opérationnelles des entreprises qui se développent à l'export. Elle doit intégrer les enjeux de traçabilité des produits, d'optimisation des niveaux de stocks déportés et de pilotage des expéditions. Les ERP apportent une réponse intégrée à ces défis, en centralisant les données produits et stocks, en automatisant les flux d'approvisionnement et de distribution, et en interfaçant les systèmes d'information des prestataires logistiques et douaniers. Ils permettent de gagner en visibilité, réactivité et efficacité pour gérer la complexité de la supply chain internationale.
Gestion multientrepôts des stocks déportés
Pour servir efficacement leurs clients à l'international, de nombreuses entreprises industrielles et de distribution déportent leurs stocks au plus près des bassins de consommation. Les ERP permettent une gestion multientrepôts des références et des stocks, intégrant la diversité des contraintes réglementaires et logistiques de chaque pays. Ils centralisent les données produits (caractéristiques techniques et commerciales, classifications douanières) et les règles de gestion applicables à chaque entrepôt (seuils de réapprovisionnement, stock de sécurité, contrôle des dates limites). Des fonctionnalités de colisage et d'étiquetage automatiques garantissent la conformité des expéditions.
Optimisation des flux logistiques internationaux
L'optimisation des flux de marchandises est un levier majeur de compétitivité pour les entreprises internationales, qui doivent maîtriser leurs coûts et délais de livraison. Les ERP intègrent des outils d'aide à la décision logistique permettant de modéliser et de comparer différents schémas, en fonction des volumes à livrer, des coûts de transport, de douane et de la qualité de service visée. Ils proposent des fonctionnalités avancées de planification des expéditions, tenant compte des capacités de transport et des règles de consolidation des commandes. L'exécution des flux est automatisée grâce à des échanges de données informatisés avec les transitaires, transporteurs et prestataires logistiques. Les modules de douane assurent la conformité des déclarations et le calcul des droits et taxes.
Suivi des expéditions par transporteurs
Le suivi des expéditions internationales est critique pour informer les clients des dates prévisionnelles de livraison et réagir rapidement en cas d'aléa. Les ERP proposent des portails collaboratifs pour centraliser et partager les informations transmises par les transporteurs à chaque étape du parcours : prise en charge, dédouanement, livraison. Des web services permettent d'automatiser la collecte des données et des statuts, pour un suivi en temps réel des expéditions. En cas de retard ou d'avarie, des alertes sont générées pour déclencher les actions correctives. Les preuves de livraison sont dématérialisées et accessibles pour traiter rapidement les litiges. Des états de synthèse et des indicateurs logistiques facilitent le pilotage de la performance des transporteurs.
